Assistente AI
Chiedi al tuo gestionale, a parole tue
Gestio si collega all'assistente che usi già. Da lì gli chiedi in italiano quello che chiederesti a un socio che ha in mano i registri — e, se glielo dici, se li aggiorna anche.
Come funziona, in una riga
Il collegamento non tocca il database: passa dalle stesse porte dell'app che usa il tuo browser. Permessi, controlli e registro attività continuano a valere, perché non c'è nessuna strada che li aggiri. La conseguenza pratica è la cosa più importante di questa pagina: l'assistente non può fare più della persona che ha creato la chiave, e ogni cosa che scrive porta il suo nome.
Si collega in tre passaggi
Nessun programma da installare, nessun file di configurazione da modificare.
Crei la chiave
In Gestio: Impostazioni → Agente AI → Crea la chiave. Compare una volta sola, e insieme compare l'indirizzo già pronto.
Incolli l'indirizzo
Fra i connettori del tuo assistente. Contiene la chiave, quindi vale quanto una password: si incolla lì e basta.
Provi a chiedere
«Da che organizzazione stai leggendo?» — se risponde col nome del tuo studio, siete collegati. Da lì in poi si parla normalmente.
Cosa gli chiedi davvero
Non sono comandi da imparare: sono le domande che ti fai il lunedì mattina, scritte come ti vengono.
- Chi non mi ha ancora pagato, e da quanto?
- Quali preventivi ho mandato che nessuno ha mai aperto?
- Quante ore restano sul pacchetto di Rossi?
- Segna due ore su Acme, sviluppo del checkout
- Come sta andando il mese rispetto all'anno scorso?
- Quali progetti stanno sforando il budget ore?
- Quanto devo mettere da parte per le tasse?
- Prepara la fattura con le ore non fatturate di Bianchi
- Che scadenze ho la prossima settimana?
- Fammi il resoconto ore del trimestre in PDF
Sessantanove strumenti, dai più leggeri ai più impegnativi
Non sono raggruppati per argomento ma per il peso di quello che fanno: è la cosa che serve davvero sapere prima di collegarlo — cosa resta, dopo che l'assistente ha risposto.
1.Consultare
Domande e risposte: guardano e basta, non lasciano niente dietro. Sono la maggior parte.
Clienti e progetti
L'elenco dei clienti e tutto su uno solo in una risposta; i progetti, come vanno, quali stanno sforando, e cos'è successo negli ultimi giorni.
Ore
Dov'è finito il tempo: per giorno, per cliente, per progetto. Cosa c'è ancora da fatturare, e se c'è un timer acceso da stamattina.
Pacchetti
Quante ore restano su ciascuno, e chi va avvisato prima che finiscano.
Fatture e incassi
Le fatture e una in dettaglio, gli insoluti, cosa scade a breve, lo stato degli incassi, i numeri del periodo e il confronto con prima.
Preventivi
Quelli in attesa, quelli mai aperti, quelli che stanno per scadere, e quanti vanno a buon fine.
Attività e agenda
Le cose da fare, gli appuntamenti anche di un periodo passato, le note interne.
Spese e fiscale
Le spese del periodo, le scadenze, e quanto mettere da parte — con lo stesso motore della pagina Fiscale, non con una stima improvvisata.
Anteprime
Cosa uscirebbe da una fattura a ore o dalle fasi di un preventivo, senza emettere niente.
2.Aggiornare
Scrivono nel gestionale, e si rimettono a posto dallo schermo in pochi secondi. Restano nel registro.
Anagrafiche
Crea e aggiorna clienti, apre progetti.
Ore e timer
Registra e corregge le ore a quarti d'ora, accende e spegne il timer.
Attività e tappe
Task e milestone, anche quelle che il cliente vede nel portale; appuntamenti con gli orari giusti.
Note e spese
Una nota interna, che nel portale del cliente non finisce mai; una spesa, volendo su un progetto.
Documenti e preventivi
Compila i campi di un documento e crea un preventivo — solo come bozza: non manda niente e non stampa niente.
3.Emettere e mettere su carta
Le azioni definitive: qui chiede una conferma esplicita, ogni volta.
Incassi
Registra un pagamento su una fattura, e avvisa se supera il dovuto.
Fatture vere
Emette una fattura dalle ore o dalle fasi di un preventivo accettato. Nasce non inviata, nella tua numerazione: l'invio resta una cosa che fai tu.
PDF sulla tua carta
Mette resoconti e documenti già composti sulla carta intestata e li salva su Drive. Rigenera, non inventa il contenuto.
Cosa non sa fare, di proposito
Non sono funzioni che mancano: sono le azioni definitive, quelle che non hanno un «annulla». Le fa una persona, guardando lo schermo.
- Non manda email ai tuoi clienti
- Non cancella niente
- Non cambia lo stato di una fattura
- Non compone da zero il contenuto di un documento
- Non esce dall'organizzazione a cui è collegata la chiave
La chiave, e come si toglie
Un assistente legge anche testi scritti da altri — note, descrizioni, messaggi. È il motivo per cui il confine sta nei permessi, non nella buona educazione del modello.
Vale quanto la persona che l'ha creata
Non c'è un canale privilegiato: se tu non puoi vedere una cosa, non la vede nemmeno l'assistente.
Nel database non c'è la chiave
C'è la sua impronta. Se la perdi non si recupera: se ne crea un'altra.
Scade e si revoca
Novanta giorni salvo diversa scelta, e si revoca da Impostazioni: al collegamento successivo l'assistente si ferma.
Ogni cosa scritta lascia traccia
Nel registro attività, col nome della persona e l'ora. Anche quelle fatte a voce.
Provalo con un cliente vero, oggi
Crea l'organizzazione, aggiungi un cliente e mandagli l'accesso al portale. Sono cinque minuti, e si capisce subito se fa per te.